実際に「定時の19時で仕事を終わらせる」ことを
実現するために、どんな取り組みから始めたんですか？
仕事量を減らしたとか？
いえ。
仕事量は一切減ってません。
むしろ、ずっとじわじわと増え続けてる気がするくらい。
増え続けてるくらい!?
はい。
これはKOMのいいところでもあるんですが、
新規のお客様が増えていく一方で既存のお客様からも
継続的にお仕事をいただけることが多いので、
結果的にはずっと仕事量は増えてるんですよね。
はい。
とてもありがたいことなんですけどね。
一人が抱える仕事量は、じわじわと増えていくんですよね。
じゃあ、そんな仕事量が増えてる中で、
どんな風に「19時退社」を目指したんですか？
まずは、ゴールを19時にして、
スケジュールを立て直しました。
具体的な方法としては、
KOMにコンサルに来ていただいてる顧問さんに
「タイムバジェット管理」を教えていただいて、
それを採用しています。
「時間の予算管理」という意味らしいんです。
まずは、細かくスケジュールを立てるように変えました。
1.5時間を1コマと考えて、
その後の30分の予備時間を確保した2時間を基準に考えます。
10時～12時、13時～15時、15時～17時、17時～19時の
4つのコマに分けて、どの時間帯にどんな仕事をするか、
細かくスケジュールを立てるようにしたんです。
それまでは「今日は1日、この案件のデザイン」という、
ざっくりとしたスケジュールの立て方だったんです。
なので、区切りをつけることもなく、
「終わるまでやり続ける」っていう状態でした。
そう。
丸一日のざっくりとしたスケジュールだと、
たとえばデザインが思うようにいかないと
どんどん予定が延びて、一日を無駄にしちゃうんです。
だからたとえば、
まず1.5時間で「資料集めや同業他社調べる」、
次の1.5時間で「ざっくりとしたレイアウトをつくる」、
次は「細かいあしらいつくる」、
最後に「仕上げる」みたいな感じで、
細かく設定していくんです。
なるほど。
1.5時間っていう時間もちょうどいいですね。
そうなんです。人が本当に集中できるのって、
1.5時間くらいだと思いますし。
1.5時間で計画通りに終わったら、その後に確保した30分で
ちょっとしたメールの返信をしたり雑務を片付けたり…。
その時間で、
次のコマに設定した仕事の準備ができると理想ですね。
そうやっていくと、
そのうちに「これには1.5時間いらないかも」とか
「この作業には最低でも2コマほしい」とか、
自分の仕事の裁量がわかってくるんですよね。
限られた時間をいかに効率的に使うか？というのを、
少しずつ意識できるようになりました。
時間が過ぎるのってあっという間ですしね。
確かに意識してないと、
無駄な時間ができちゃってるかも…。
そうなんですよね。
いざスケジュールを組んでみたら、
思った以上に時間を使っていて自分でもびっくりしました。
例えば、カフェの設計をするために、
まず同業他社をリサーチするとしますよね。
でも「調べてみたけど、けっこう時間が取られるわりに
1.5時間では集めきれなくてうまくいかなかった」ってことが
わかったら、その代わりに
「土日に出かけるついでにカフェ巡りしようかな？」って
切り替えることもできるんです。
1コマの大切さがわかって、
時間を無駄にしないために考えて動くようになりました。
なるほど。
作業を細分化していくことで、
効率化以外にも見えてくることがあるんですね。
そうなんです。
さらに、このスケジュールはスタッフ内でミーティングをして
共有してます。
今回の取り組みは、
みんながやってることを「見える化した」のが一番大きいかも。
今までは個々で管理してたので、
何をしているのか見えなかった分、
時間をたくさんかけていても、
誰にもバレなかったんです（笑）。
とは言え、ざっくりとしたスケジュールはみんなで
打ち合わせしてすり合わせてました。
ただ、実際に「その仕事をその人がどれくらいの時間をかけて
やってるのか」までは知らなかったので、
仲間の仕事内容やスピードのことまでは
把握できていなかったんですよね。
もともと私自身は、
仕事を「やりすぎる感」があったんですよね。
クオリティを高めることはもちろん大切なんですけど、
そうではなくて、不必要なことにも時間を使いすぎたり、
そんなに力を入れなくてもいいところにこだわりすぎて、
無駄に時間を使ってしまったり…。
でも、デザインって、
その力の入れ具合が難しい業界ですよね。
どれだけでも力を入れることができるから…。
そうなんですよね。
でもこうして細かくスケジュールを立てて取り組んでみた
ことによって、「今やらないといけないこと」とか
「時間をかけるべきこと」とか、
そういうのがわかってきた気がします。
そうですね。
無駄な時間を過ごすことも少なくなった気がします。
とは言え、手を抜いているわけでもないですし、
手を抜くことはしたくない。
自分の中できちんと時間を管理して、
仕事を客観視することで、効率が改善されたんだと思います。
私も、今まで以上に時間を意識するようになって、
仕事の効率が上がった気がします。
でも、デザイン作業してると
1時間半ってあっという間じゃないですか？
そうなんですよね。
本当に、あっという間です。
でも今は「これをデザインするのに1.5時間かかった」とか
「これをやるには1.5時間では足りない」とか、
そういうのがわかりやすくなったのが
よかったのかもしれないです。
改めて俯瞰して見ることで気づくことも多いです。
まだ思い通りにいかないことも多くて、
毎日ちゃんと19時までに終わるわけではないですが、
以前に比べたら着実に集中力がUPして、
効率化が図れていると思います。
素晴らしいですね。
オガサワラさんは、どうですか？
こうして時間を区切ってみて改めて思ったのが、
調べものとかって、
やり始めたら永遠にできちゃうってことなんですよね。
わかります。
私なんて、そこからの脱線も超得意（笑）。
（笑）。
そうなんです。
それに丸一日だってかけられるけど、
でもこうして時間を区切ることで、
「この時間になったからこれはもう一旦やめよう」って、
自分で区切ることができるようになりました。
でも、実はそれで足りてないことはなくて、
ちゃんと1.5時間で結果が出るように動くから、
止めたところまでで十分だったりするんです。
なるほど。
本当にみなさん、時間の使い方が上手になってるんですね。
ハチエイチ PROJECT発端時は、
イシバシ・ヨコイ・OBマノの3名で話し合いをしていました。
